Termín dáta sa používa pri práci s digitálnym materiálom, ktorý neobsahuje výklad. Termín výskumné dáta odkazuje na dáta, ktoré sú produkované, modifikované alebo bližšie rozvedené vo výskumnej práci. Správa dát vo výskumnom projekte je proces, ktorý je najdôležitejší a beží po celú dobu životného cyklu výskumu. Dobré riadenie dát je potrebné na zabezpečenie zachovania dát a ich dlhodobej prístupnosti, aby mohli byť znovu použité ďalšími výskumníkmi. Keď sú výskumné dáta správne manažované a uchovávané, môžu byť úspešne použité pre budúce vedecké účely. Výskumní pracovníci potrebujú pri spravovaní ich dát pomoc, a to je miesto, kde môžu knižnice hrať významnú úlohu. Jednou z najvýznamnejších zmien v posledných rokoch je všeobecné uznávanie dát ako veľkého prínosu.

Výskumné dáta môžu mať niekoľko rozdielnych úrovní zverejnenia v rozmedzí od plne prístupných po licencované alebo založené na jednorazových dohodách. Hoci je úroveň zverejnenia nastavená vlastníkmi výskumných dát, títo však musia brať do úvahy zákony, ktoré obmedzujú používanie dát, ako je napríklad Zákon o ochrane osobných údajovAutorský zákon. Odporúča sa používanie licencií.

Zdieľanie dát umožňuje výskumníkovi alebo výskumnému tímu zviditeľniť sa. Vedecké publikácie, ktoré sú voľne dostupné, sú citované častejšie ako články zverejnené iba v publikáciách vyžadujúcich predplatné. Okrem toho, publikácie s otvorene prístupnými dátami, z ktorých sa čerpá, sú citované častejšie ako tie, kde tieto dáta nie sú prístupné. Uznanie môže dopomôcť k získaniu dodatočného financovania. Otvorenosť zvyšuje interakciu medzi výskumníkmi, umožňuje výskumníkovi získať spätnú väzbu a spätná väzba môže nastoliť nové výskumné otázky a nájdenie nových riešení pri analyzovaní problémov. Zverejňovanie dát pre výskumnú komunitu ako súčasť procesu otvorenej vedy môže povzbudiť aj iných výskumníkov k zdieľaniu dát.

Vedecká komunita ťaží zo zdieľania výskumných dát nasledujúcimi spôsobmi:

  • Vedecké snahy sú často účinnejšie a intenzívnejšie: opakované použitie dát ušetrí zdroje, pretože zber dát je často nákladný a prácny. Niektoré dáta sú tak unikátne, že ich opätovné zhromaždenie je buď nemožné, prehnane drahé alebo eticky sporné.
  • Vedecká komunita môže použiť dostupné údaje z výskumu pri posudzovaní správnosti záverov a výsledkov alebo ich prehodnotenie či zmenu použitia pri skúmaní nových výskumných problémov a pri práci v nových vedeckých disciplínach. Otvorená dostupnosť dát môže tiež podporovať rozvoj nových výskumných metód.
  • Rozsiahle, otvorene dostupné dáta umožňujú porovnávanie v čase a mieste.
  • Zdieľanie dát zaisťuje ochranu dát pri záveroch jednotlivých výskumných projektov.
  • Otvorená dostupnosť dát môže zlepšiť výučbu a výcvik novej generácie výskumníkov.
  • Otvorená a ľahká dostupnosť výskumných dát zlepšuje výskum inovácií a vytváranie sietí v rámci a medzi jednotlivými disciplínami a uznanie výskumníka. To môže tiež podnietiť diskusiu alebo vytvoriť nové výskumné cesty.
  • Otvorené dáta sú na internete ľahšie vyhľadateľné vyhľadávačmi.
  • Podľa odporúčaní OECD otvorená dostupnosť verejne financovaných výskumných dát je absolútnou nutnosťou pre produktívnu medzinárodnú vedeckú komunitu.

Otvorenosť a transparentnosť vedy, ktorá zahŕňa otvorenú dostupnosť dát, tiež uľahčuje prácu financovateľov výskumu:

  • Je ľahšie vyčleniť prostriedky na správne ciele, keď investor vie, aké údaje existujú. Rovnako ak existuje podozrenie z falšovania alebo plagiátorstva, sú k dispozícií dáta na vykonanie vyhodnotenia.
  • Okrem vedeckých publikácií investor môže brať do úvahy úspechy výskumníka pri tvorbe dát.

Otvorene dostupné dáta sú užitočné ako pre verejnú správu, tak aj pre podnikanie: dáta môžu vytvárať nové príležitosti pre inováciu, najmä pre malé a stredné podniky. Je preto veľmi dôležité aby boli dáta jednoznačne interpretovateľné a dostatočne popísané, s dôrazom na ich opätovné využitie. Na medzinárodnej úrovni môže otvorenosť dát a publikácií podporovať rovnosť a rozvoj v rámci vedeckej obce. Rovnako demokratizuje dostupnosť informácií na národnej a celosvetovej úrovni a ponúka rovnaké možnosti prístupu k dátam pre výskumníkov (napr. v rozvojových krajinách), ktorí si ich nemôžu dovoliť kúpiť.

Kľúčové položky, ktoré je potrebné zvážiť pri príprave plánu na manažovanie dát:

  • Kto má záujem o moje dáta? Existujú nejaké záväzky pri zdieľaní dát?
  • Majú investori špeciálne požiadavky alebo dátovú politiku?
  • Existujú etické alebo právne otázky?
  • Chcem licencovať svoje dáta?
  • Čo s metadátami a dokumentáciou?
  • Ako môžem zabezpečiť kvalitu svojich dát?
  • Ukladanie a bezpečnosť dát.
  • Dlhodobé uchovávanie.
  • Služby pre zdieľanie dát.

Existuje mnoho rôznych spôsobov a motívov pre zdieľanie dát z výskumu. V najjednoduchšom ponímaní by zdieľanie dát mohlo byť len zaslanie súboru kolegovi. Pokyny alebo požiadavky rôznych organizácií a vedných disciplín týkajúcich sa zdieľania dát sa môžu líšiť v závislosti od charakteru dát alebo kľúčových zainteresovaných strán. Otvorenosť a zdieľanie výskumných dát podporuje opätovné využitie. Z opätovného využitia výskumných dát profituje nielen autor dát, ale aj ostatní výskumníci a spoločnosť ako celok. Vždy treba mať na pamäti, že zákony obmedzujú zdieľanie určitých typov dát. To sa týka predovšetkým dát, ktorých zdieľanie by mohlo predstavovať hrozbu pre bezpečnosť, ochranu súkromia alebo legálne obchodovanie. Rôzne dáta majú rôzne stupne zverejnenia a to od úplne verejných až po vysoko dôverné. Vydavateľ dát sa musí ubezpečiť, že dáta neporušujú Zákon o ochrane osobných údajov (122/2013)Autorský zákon (185/2015).

Metadáta umožňujú nájsť individuálne súbory a efektívne ich využívať. Môžu obsahovať opis celého životného cyklu dát, udalostí s ním súvisiacich alebo dokonca užívateľské práva. Zadefinované metadáta umožňujú najmä strojové spracovanie a identifikáciu dát. Používanie dát, ktoré je potrebné skladovať a zdieľať, vyžaduje, aby ich metadáta boli vysokokvalitné a dostatočne komplexné. To umožňuje budúcim užívateľom definovať príslušné dáta pre svoje vlastné účely a pochopiť obmedzenia týkajúce sa používania. Dáta by mali byť označené pomocou štandardných koncepcií, pojmov a ontológií týkajúcich sa oblasti vedy: rôzni výskumníci musia pochopiť veci rovnakým spôsobom. Špecifické definície dát pre určitú vednú disciplínu sa medzi odbormi líšia.

Zdieľanie výskumných dát na webových stránkach je veľmi jednoduché, ale tieto dáta môžu byť vystavené značným rizikám zabezpečenia dát, čo môže pre výskumníka znamenať prekážku. Pri ochrane výskumných dát pred rizikami sa berú do úvahy technické a právne aspekty v oblasti bezpečnosti dát. Zaznamenané by malo byť hodnotenie rizika a implementovanie bezpečnostných kontrol. Taktiež je dôležité rozhodnúť, kto a aké ochranné opatrenia má vykonávať. V mnohých prípadoch sa taktiež osvedčilo zadávať ochranné technické postupy, ako napríklad zálohovanie riadiacich firewallov, kedykoľvek je to možné. Takýmto spôsobom môžu vlastníci dát znížiť možné riziká na minimum.

Existujú lokálne, národné a medzinárodné prevádzkové modely a riešenia pre ochranu dát. Základné typy riešenia sú:

  • uchovávanie dát pri výskume
  • uchovávanie dát po výskume

Medzi ďalšie faktory ovplyvňujúce výber pracovných postupov a služieb patria:

  • umiestnenie dát
  • servisné rozhranie a prispôsobivosť služieb
  • spoločné využívanie a zdieľanie údajov
  • dostupnosť služieb a prerušovanie služieb
  • zabezpečenie dát, zvlášť u citlivých a dôverných dát
  • trvanie konzervácie
  • profil služby
  • poplatky za služby (ak sú)
  • ostatné podmienky používania stanovené poskytovateľom služby (napríklad licenčné podmienky)

Vykonávať výskum si často vyžaduje pracný a nákladný zber dát, napríklad pomocou experimentov alebo merania a tiež to, aby tieto dáta boli dostupné po celom svete. V takýchto prípadoch je často pre publikovanie dát nastavené zákonom chránené obdobie alebo embargo, počas ktorého autori dát môžu pripraviť výskum alebo článok predtým, ako sú dáta zverejnené pred vedeckou komunitou a v ďalšom výskume. Čas trvania embarga sa môže líšiť v závislosti od vydavateľa, investora alebo výskumnej organizácie. Väčšinou je to v rozmedzí 1 – 3 rokov odo dňa, keď začína zber dát.